Wiadomości branżowe

5 pomyłek menedżera

Nierealistyczna ocena możliwości zespołu, brak elastyczności w wyborze metody działania i podejściu do jego realizacji, brak dobrej komunikacji i odwagi w podejmowaniu decyzji – każdy z tych pięciu grzechów głównych zarządzania projektami może przytrafić się nawet najbardziej doświadczonemu managerowi. Co dokładnie zakłóca efektywną pracę managerów?

Prawidłowa realizacja projektów to klucz do sukcesu każdego przedsięwzięcia we współczesnym biznesie. O tym, jakich błędów należy się wystrzegać opowiadają dr inż. Andrzej Zalewski, Kierownik Studiów Podyplomowych Zarządzanie Projektami i Zarządzanie Zasobami IT oraz Tomasz Jabłoński, wieloletni praktyk project managmentu i dyrektor zarządzający firmy doradczej iTagma

Błąd pierwszy: Brak realnej oceny możliwości zespołu

Jednym z błędów najczęściej popełnianych przez menadżerów jest przekonanie, że efektywność pracy zależy głównie od liczby osób zaangażowanych w projekt i czasu, który te na niego poświęcają. W Polsce nadal bardzo popularne jest podejście, że im większy zespół, tym skuteczniej będzie przebiegać realizacja zadania. Tymczasem specjaliści od zarządzania wyraźnie zaznaczają, że sprawna realizacja projektu to przede wszystkim dobre zmotywowanie zespołu i odpowiednie rozdzielenie zadań pomiędzy jego członków.

„Bardzo poważnym błędem popełnianym podczas planowania działań jest niezweryfikowanie projektu pod kątem jego wykonalności. Kierownicy projektów bardzo często wyznaczają do realizacji zadań większą liczbę osób niż to konieczne, co wcale nie gwarantuje satysfakcjonującego efektu” – tłumaczy dr inż. Andrzej Zalewski.

Równie często zdarzają się jednak sytuacje niedoszacowania liczby pracowników i czasu potrzebnego na realizację danego projektu. Największym grzechem popełnianym przez menedżerów jest brak realnej oceny możliwości zespołu.

Z doświadczeń iTagmy wynika, że w przypadku mało doświadczonych menedżerów projektów przy planowaniu działań bardzo skuteczna jest wizualizacja projektu. Zarówno dla menedżerów, jak i pracowników, którzy realizują zadanie przydatne jest stworzenie tzw. script planu, czyli rozpisanie procesu realizacji działań podobnie jak w scenariuszu filmowym. Przed nakręceniem sceny wyobrażamy sobie etapy jej realizacji. Podczas takiej wizualizacji osoby planujące zadanie łatwiej zauważają detale, o których wcześniej nie pomyślały, a które mogą okazać się istotne podczas wykonywania dalszych działań. Łatwiej jest też z wyprzedzeniem dostrzec trudności.

Błąd drugi: Zbyt silne przywiązanie do jednej metody działania

Częstym błędem popełnianym podczas planowania działań projektowych jest nadmierne przywiązanie do określonej metody zarządzania. Z doświadczeń firm doradczych i innych specjalistów od zarządzania wynika, że kierownicy projektów niechętnie inicjują korzystanie z metod, które znają tylko z teorii.

„Silne przywiązanie do jednej metody zarządzania może skutkować znacznym zmniejszeniem efektywności działania. Dlatego warto poznawać teorie zarządzania i konfrontować je z rzeczywistością. Nie ma nic lepszego niż nowy projekt – po analizie celów i środków, menedżer może dobrać najwłaściwsze w danym momencie rozwiązanie” – tłumaczy Andrzej Zalewski.

Błąd trzeci: Sztywne podejście do zadania

Innym istotnym elementem, który działa niekorzystnie na proces realizacji projektu jest próba wdrożenia dużego projektu bez podzielenia go na mniejsze elementy. „Niestety bardzo duża część przedsiębiorstw, z którymi współpracujemy próbuje realizować główny cel swojego projektu, pomijając w planach jego części składowe” – tłumaczy Tomasz Jabłoński z iTagmy. „Dużo bardziej efektywne jest elastyczne podejście do tematu realizacji projektu i podzielenie go na mniejsze części lub podprojekty z regularnymi check pointami. W ten sposób zarówno kierownik projektu, jak i jego wykonawcy mogą łatwiej sprawdzić rezultaty swoich działań” – dodaje.

Elastyczna metoda realizacji projektu także klientowi pozwala szybciej zorientować się w sytuacji (od firmy realizującej projekt otrzymuje on raporty dotyczące realizacji poszczególnych etapów, co ułatwia weryfikację rezultatów). Podejście elastyczne i zarządzanie oczekiwaniami klienta zapewnia szybsze zrozumienie, na jakim etapie znajduje się projekt, a także daje klientowi możliwość zadawania pytań czy wyrażania swoich obaw. Dlatego definiując główny cel projektu, należy określić też cele mniejsze, które będą wyznaczać kierunek działań.

Błąd czwarty: Brak umiejętności efektywnej komunikacji

Dużym problemem w przedsiębiorstwach jest brak umiejętności efektywnej komunikacji. Co to oznacza? Kierownicy projektów bardzo często są tak mocno skupieni na realizacji celu, budżecie i naglących terminach, że ignorują sygnały wysyłane przez pracowników, którzy przecież bezpośrednio czuwają nad poszczególnymi elementami projektu.

„Skutki mogą być opłakane. Menedżer bez świadomości, że komunikacja w zespole to jeden z kluczowych warunków sprawnej realizacji projektu, będzie go najpewniej kiepsko realizował” – mówi dr inż. Andrzej Zalewski z Politechniki Warszawskiej. „Na szczęście  zasady komunikacji w zespole są łatwe do przyswojenia. Korzystając z informacji na temat budowania zespołu, motywowania jego członków i zarządzania konfliktem, lider danego przedsięwzięcia może skuteczniej koordynować działania. Ignorowanie informacji zwrotnych od pracowników jest jednym z najczęściej popełnianych grzechów menedżera” – dodaje.

Błąd piąty: Obawa przed podejmowaniem decyzji

Problem unikania podejmowania decyzji przy realizacji zadań dotyczy około 80 proc. populacji. Wbrew pozorom dylematy związane z decydowaniem ma też całkiem spora liczba osób na stanowiskach menedżerskich. Okazuje się, że dla wielu kierowników projektów podejmowanie decyzji wiąże się z dużym stresem.  Głównie dlatego, że takie działanie jest związane z ryzykiem. Źródłem niechęci do podejmowania decyzji jest zazwyczaj lęk – bądź to przed porażką, bądź przed sukcesem.

Ryzyko jakie wiąże się z unikaniem podejmowania decyzji doskonale obrazuje przykład projektu FBI – Virtual Case File. „Założenie było świetne” – opowiada dr inż. Andrzej Zalewski. – „Program miał pomóc agentom w rozwiązywaniu szczególnie trudnych zadań za pomocą zintegrowanej bazy, która zawierała opisy wszystkich prowadzonych dotychczas spraw. Jednak w wyniku błędów technicznych, złego zarządzania projektem i przede wszystkim przez błędne decyzje biznesowe lub też ich brak, projekt zawieszono w 2005 roku, marnując wydane nań 170 milionów dolarów” – dodaje.

Unikanie aktywności decyzyjnej w przypadku kierownika jest niedopuszczalne i właściwie powinno skreślać taką osobę jako menedżera. Dlatego warto popracować nad wewnętrzną blokadą i w chwili, gdy poczujemy chęć wycofania się z procesu decyzyjnego, spróbować przełamać się i podjąć aktywne działania.

Błędów popełnianych przez kierowników projektów jest znacznie więcej. Warto zdać sobie sprawę, że większość z nich da się wyeliminować, czy to z pomocą dodatkowych możliwości edukacyjnych (poprzez kursy czy studia podyplomowe), czy korzystając z pomocy specjalistycznych firm zajmujących się wdrażaniem strategii zarządzania.

Similar Posts